[Tribune] La place des outils collaboratifs digitaux dans l’expérience collaborateur

 Digital Workplace , « hybridation », « équilibre phygital » ces termes peu connus il y a 3 ans, font aujourd’hui pleinement partis de notre langage quotidien. Liés à une évolution de la société, aux attentes des nouvelles générations et accentués par la pandémie de 2019, les outils collaboratifs sont devenus un enjeu majeur pour les entreprises. Ces dernières n’ont plus le choix que de repenser leurs façons de travailler et de s’organiser dans un contexte de télétravail et de concurrence accru avec un objectif commun : l’amélioration de l’expérience collaborateur. Margaux de Saint Marc, Consultant Confirmée Square, nous livre son analyse.

Pour de nombreuses entreprises, cette transformation passe par la mise en place d’une nouvelle stratégie et le développement d’un environnement digital dédié aux outils collaboratifs. Cependant, une transformation digitale précipitée peut entrainer l’effet inverse et noyer le collaborateur dans des environnements qui présentent certaines limites.

1. Une prise de conscience

L’engagement collaborateur est un sujet en vogue qui ne cesse d’évoluer. Pendant de nombreuses années, la taille des bureaux ou leur localisation ont été un facteur clé de recrutement et de bien-être pour les collaborateurs.

Aujourd’hui, nous parlons « d’expérience » et notamment de « Digital Workplace » : un environnement numérique, donnant au collaborateur l’accès à toutes ses données et applications à tout instant. Les outils collaboratifs qui la composent sont devenus de nouveaux éléments de recrutement et d’engagement des collaborateurs non négligeables. Également appelée Workplace eXperience (WX), elle est aujourd’hui un enjeu de compétitivité important pour les entreprises historiquement tournées « clients first ».

L’étude Gartner 2020 Digital Workplace Survey a d’ailleurs montré que pour 68% des managers, la Digital Workplace est désormais une priorité, passant de « Nice to Have » à « Must Have ». C’est pourquoi ce marché devrait tripler entre 2020 et 2026 passant de 22,7 milliards USD à 72,2 milliards USD.

2. Une co-conception pour booster l’expérience et l’engagement des collaborateurs

Une bonne gestion de cette expérience collaborateur, notamment sur le plan numérique, entraine une augmentation de la productivité, un gain de temps et de coûts, une fluidification et une collaboration accrue. Les collaborateurs sont plus sereins face aux outils digitaux, plus productifs et engagés.

Fort de ce constat, il semble primordial que l’entreprise prenne en compte et comprenne les besoins et irritants de ses collaborateurs pour bâtir cet environnement commun à tous les outils de communication, de collaboration et applicatifs. Elle détiendra là une plateforme adaptée aux besoins réels de ses collaborateurs, leur permettant une expérience optimale avec une personnalisation des contenus, un design poussé sans toutefois oublier la stratégie de « conduite du changement », indispensable à la réussite.

Pour accompagner les entreprises, le marché des outils collaboratifs s’est développé à une vitesse flagrante mais la question suivante se pose : comment trouver le juste milieu pour proposer un maximum de solutions sans dégrader l’expérience collaborateur ?

3. L’UX et l’UI, le binôme optimal pour contrer les dérives

L’environnement professionnel est aujourd’hui bouleversé par de nouveaux comportements collaborateurs comme la généralisation du travail à distance ou le développement de nouvelles méthodes de travail. Pour pallier à ces évolutions et proposer, de façon transparente, de nouvelles méthodes collaboratives, l’entreprise se doit de proposer des outils performants entrainant une multiplication et une diversification accrue de son offre digitale. Cependant, avoir différents outils entraine une vigilance sur l’utilisation de chacun pour éviter toute redondance. Ce qui devrait être un outil pour faciliter l’expérience devient parfois un véritable casse-tête pour l’utilisateur qui ne sait plus où donner de la tête et ne réussit pas à s’adapter. Son travail collaboratif en devient alors complexe, des informations se perdent et donc par conséquent sa productivité diminue.

Aujourd’hui, 56% des collaborateurs estiment ne pas avoir les compétences requises pour maîtriser les technologies numériques. Il est donc nécessaire de leur apporter une offre claire, limpide, facile d’accès et d’utilisation. L’expérience utilisateur (UX) et l’interface utilisateur (UI) interviennent alors dans ce processus de mise en place. L’objectif de l’UX et l’UI est de faciliter l’usage de ces outils en rendant accessibles et intuitives toutes les solutions proposées par l’entreprise à ses collaborateurs n’ayant ni le même usage ni la même facilité d’adoption mais qui tous doivent trouver rapidement leurs marques, s’adapter et adopter ces nouveaux outils tout en gardant une navigation fluide.

Il est vrai que dans un souci d’optimisation des coûts, les priorisations relayaient l’interne et les collaborateurs au second plan. Dorénavant conscients que par leur engagement et leur satisfaction, les collaborateurs jouent un rôle majeur au bon fonctionnement d’une entreprise, il est plus que jamais indispensable de mettre en place non seulement une stratégie autour de l’expérience collaborateur mais aussi des outils permettant d’améliorer la communication, leur productivité et donc le bien-être des collaborateurs.

Source : Alliance