The New Workplace 2021 - Tout Savoir sur l'IWMS

L’objectif pour les dirigeants d’entreprise est passé de la gestion temporaire des employés à distance à la création d’une expérience de travail pérenne et centrée sur les employés pour l’avenir. Ce défi, comme le confirment les conclusions de cette nouvelle enquête, marque l’arrivée d’un nouveau statu quo : une nouvelle définition de l’entreprise, où chacun travaille d’où il le souhaite. Voici les principales conclusions pour la France :

Le mode de travail dynamique plébiscité

La pandémie a prouvé que les employés peuvent travailler efficacement à domicile, à grande échelle. Il n’est donc pas surprenant que le désir de travailler à distance soit de plus en plus fort.

• 32% des Français interrogés souhaitent un mélange de travail à domicile et au bureau, tandis que 15% préféreraient travailler à domicile de façon permanente.

• Les douze derniers mois de télétravail ont clairement fait évoluer leurs préférences : dans l’étude de 2020, 33% des employés de France voulaient retourner au bureau à temps plein. En 2021, ce pourcentage a chuté à 21%.

Les nouvelles frontières du télétravail

Le télétravail réduit la nécessité d’être présent physiquement dans un bureau, et offre la possibilité de vivre et de travailler n’importe où.

• Si on leur offrait la possibilité de choisir où travailler, 82% des employés de bureau français choisiraient de rester là où ils se trouvent. Plus de la moitié (53%) d’entre eux s’estiment satisfaits de leur espace de vie actuel, et 37% souhaitent rester près de leur famille.

À l’inverse, 14% seraient prêts à déménager ailleurs dans leur pays, et seulement 4% des Français interrogés choisiraient de déménager à l’étranger.

• Mais on note une vraie différence en fonction des générations : les Français de 45 à 54 ans (91%) et de plus de 55 ans (87%) tiennent davantage à rester là où ils se trouvent. En revanche, 85 % des 35-44 ans seraient disposés à aller vivre ailleurs.

Dans l’ensemble, l’étude montre le désir des jeunes employés de bureau d’obtenir plus de liberté dans leurs options, et la pandémie n’a fait qu’accélérer ces attentes.

Plus de flexibilité dans les horaires

Les événements de l’année dernière ont également engendré un désir accru pour une méthode plus flexible basée sur une collaboration asynchrone. Le principe : éliminer les horaires fixes et permettre aux individus de déterminer leurs plages horaires, leur lieu de travail et leurs outils préférés.

• Si l’opportunité leur était donnée, 51% des employés français interrogés choisiraient de travailler dans un environnement asynchrone (même si 33% n’avaient jamais entendu parler du terme lui-même.)

Les raisons de ce choix varient selon les besoins individuels ou ceux de leurs équipes.

• Ainsi, 59% des répondants français estiment que la possibilité de définir leurs propres horaires les aiderait à adapter leur travail à leur vie personnelle.

• 36 % d’entre eux pourraient passer plus de temps avec leurs amis et familles et un tiers (31%) déclarent également se sentir plus productifs en dehors des horaires de bureau de 9h à 17h.

• En revanche, 33% sont satisfaits des horaires de travail traditionnels et n’opteraient pas pour le travail asynchrone. 13% d’entre eux se sentant moins productifs à d’autres moments, et 27% préfèrent également travailler en même temps que leurs collègues.

Le double visage de la vidéo

Dans le nouvel environnement professionnel, les outils de communication en ligne sont essentiels pour travailler comme auparavant. Pourtant, créer des relations par vidéo sur une période prolongée peut être lourd de conséquences pour certains. Les dirigeants sont confrontés à un dilemme : assurer le bon fonctionnement de l’entreprise tout en réduisant le risque de chute de productivité et de lassitude lié aux réunions virtuelles.

• Dans la plupart des cas, la vidéo nous permet de rester engagés, productifs et connectés : 51% des employés de bureau français se sentent plus impliqués lorsque leur caméra est allumée, et 22% s’estiment plus productifs. De plus, 34% affirment que les interactions visuelles sont un excellent moyen de favoriser les relations.

• Pour d’autres, des réunions prolongées et un agenda surchargé demandent des mécanismes d’adaptation pertinents, tels que l’arrêt de la caméra pour les appels. De fait, seuls 9% des employés de bureau français choisissent d’allumer leur caméra pendant l’intégralité de leurs réunions, la majorité (43%) préférant la désactiver de temps en temps.

Cette approche permet à 15% des employés français d’effectuer plusieurs tâches en même temps pendant les réunions. En raison des frontières floues entre la vie professionnelle et la vie personnelle, 19% des employés français estiment que les appels vidéo envahissent leur vie privée, et 13% affirment ressentir une pression de la part de leur patron ou de leurs collègues pour allumer leur caméra pendant les appels.

Les limites techniques de la flexibilité

La plupart des entreprises avaient déjà entamé leur transformation digitale avant la pandémie. Cependant, l’adoption du télétravail a accéléré ces transitions au-delà de ce que nous aurions tous pu imaginer. Parallèlement, ce phénomène a mis en lumière les manques d’efficacité des processus technologiques.

• En dépit de plus d’une année de télétravail, 33% des employés de bureau français interrogés ne sont toujours pas certains que les outils à leur disposition leur permettraient de travailler depuis l’étranger, tandis que 54% d’entre eux en sont seulement relativement confiants.

• Plus d’un quart (29%) des répondants français s’appuient encore exclusivement sur des systèmes informatiques sur site pour travailler.

• Point positif, seuls 10 % des répondants français estiment que la sécurité de leurs systèmes d’information n’est pas adaptée pour leur permettre de travailler de n’importe où. En d’autres termes, la plupart des employés considèrent les mesures prises comme suffisantes. Notre enquête Digital Trust menée fin 2020 a ainsi révélé que respectivement 38% et 37% des professionnels sont plus prudents face aux risques de fuites de données et attentifs aux e-mails de phishing depuis le début de la pandémie.

L’époque des mots de passe est révolue

Les entreprises doivent se préparer à de nouveaux enjeux IT liés au fait que leurs employés continuent à travailler depuis différents emplacements et potentiellement à des horaires différents. Pour beaucoup d’entre elles, c’est loin d’être le cas :

• 32% des professionnels français utilisent toujours des mots de passe comme seule et unique mesure de sécurité. En outre, 16% d’entre eux ignorent si les moindres dispositions ont été prises, ce qui témoigne d’un décalage inquiétant entre dirigeants et employés en matière de sécurité.

• Seuls 14% d’entre eux s’appuient sur des solutions de sécurité plus avancées telles que l’authentification multifactorielle (MFA), et seuls 7% utilisent des technologies biométriques.

Vers une nouvelle réglementation ?

Il est possible que certains dirigeants ne soient jamais attirés par la perspective de l’adoption à long terme d’un modèle dynamique. Cependant, de nouvelles réglementations pourraient leur enlever le pouvoir de décision. Les appels au « Droit à la déconnexion », qui donne aux employés la possibilité de souffler en dehors des horaires de travail normaux, ont gagné en popularité. Cette législation est actuellement envisagée dans de nombreux pays, et dans l’ensemble de l’Union européenne.

En outre, un certain nombre d’actes législatifs sur « l’équilibre entre vie professionnelle et vie privée » sont actuellement à l’étude. En cas d’entrée en vigueur, les citoyens européens pourraient avoir le droit de solliciter des modalités de travail flexible auprès de leur employeur.

• La majorité des employés de bureau sont favorables à une forme de flexibilité. Il n’y a donc rien de surprenant à ce que 71 % des personnes interrogées françaises soient pour une législation qui rendrait l’obligation de travailler au bureau illégale. Pourtant, 26 % des répondants ignorent si une telle réglementation est à l’ordre du jour, et 21 % d’entre eux affirment que leur employeur n’a fait part d’aucune proposition de changement.

• Chaque pays possède ses propres caractéristiques culturelles en termes d’opinion sur la préparation au changement. Ainsi, 33 % des employés de bureau en Espagne, et 32 % d’entre eux en Italie affirment que leur employeur se prépare, ou est déjà prêt à se mettre en conformité avec les changements législatifs. Parallèlement, près d’un quart (24 %) des répondants au Royaume-Uni attendent encore l’occasion d’en discuter, et 29 % des employés suédois ne sont pas au courant d’un tel projet législatif, alors qu’ils font partie de l’Union européenne.