Space Management
La solution digitale pour obtenir une meilleure gestion de vos espaces et un environnement de travail plus agréable
• Rappel des sigles
BIM : Building Information Modeling (Modélisation des données 3D)
FMAO : Facility Management Assisté par Ordinateur (CAFM en Anglais)
GMAO : Gestion de Maintenance Assistée par Ordinateur (CMMS en Anglais)
GTB & GTC : Gestion Technique du Bâtiment & Gestion Technique Centralisée
IoT & IA : Internet of Things (Internet des Objets) & Intelligence Artificielle
IWMS : Integrated Workplace Management System
Real Estate Mngt : Real Estate Management : Gestion de Patrimoine Immobilier
Space Mngt : Space Management : Gestion des Espaces
• Qu'est-ce que le Space Management ?
Au cours des cinquante dernières années, les professions de l’immobilier et du Facility Management ont développé des concepts et des termes généralement acceptés pour définir la gestion de l’espace ou “le Space Management”.
Le Space Management ou gestion de l’espace correspond à la gestion de l’inventaire des espaces d’un environnement. En d’autres termes, cela comprend le suivi, le contrôle et la supervision des lieux physiques occupés par une organisation.
Le Space Management a pour objectif d’intégrer les occupants au sein d’un espace défini. L’aménagement du bâtiment est devenu un élément central pour accroître le bien-être des occupants.
De plus, la force du Space Management réside dans son interopérabilité. Pour assurer une gestion efficace de leurs espaces, les organisations doivent s’appuyer sur une solution qui puisse répondre et s’adapter à leurs attentes, afin d’atteindre rapidement leurs objectifs.
• Les objectifs du Space Management
Comme vous avez pu le comprendre, le Space Management implique principalement l’exploitation des bâtiments et le bien-être des occupants. Par conséquent, il répond à divers domaines d’applications, tels que :
- La gestion des espaces, des surfaces et du mobilier,
- La gestion des équipements et services techniques
- Les déplacements des occupants au sein des bâtiments
Le principal objectif du Space Management est d’optimiser l’espace pour assurer un environnement de travail performant pour les personnes, tout en limitant et en maîtrisant les coûts d’exploitation du bâtiment.
Aujourd’hui, un bon système de gestion de l’espace offre trois avantages majeurs :
- Une efficience retrouvée
Les informations sur la façon dont l’espace est utilisé ou non constituent la base des décisions d’expansion, de réduction ou de modification.
Ces actions peuvent permettre de réaliser des économies importantes sur les dépenses immobilières en réduisant l’espace gaspillé et en assurant une meilleure adéquation entre l’offre et la demande d’espace.
- Une efficacité accrue
Les informations sur l’occupation de l’espace donnent des indications sur l’affectation des services, ce qui permet aux groupes de travail de collaborer ensemble dans un espace adapté à leurs tâches. Le fait de connaître l’emplacement des espaces de travail disponibles facilite le processus d’intégration des nouveaux employés et évite la frustration de devoir chercher des bureaux vides.
- Un socle commun
Les informations recueillies pour la gestion de l’espace serviront de base pour la plupart des autres fonctions de la gestion des installations, notamment la gestion des déménagements, la maintenance des installations et la planification stratégique.
• À qui s'adresse le Space Management ?
Le Space Management s’adresse initialement aux personnes travaillant pour les services aux Bâtiments et aux Occupants. Il peut être dédié à d’autres fonctions liées de près ou de loin aux espaces et aux déplacements dans le bâtiment (gestion des locaux, gestion du mobilier et équipements techniques ou de service, management des déménagements).
• Direction de l’Environnement de Travail
• Direction Immobilière
• Direction des Services Généraux
• Direction Technique
• Facility Manager
• Property Manager
• Les fonctionnalités indispensables du Space Management
La gestion de l’espace de travail vous permet de suivre et de mettre à jour les informations concernant l’occupation de votre espace. Vous pourrez ainsi comprendre comment l’espace est réellement utilisé par vos occupants, afin de prévoir le nombre de biens immobiliers dont vous aurez besoin à l’avenir.
Cette solution digitale de gestion des installations donne aux organisations la possibilité de contrôler l’aménagement de leurs bureaux. En effet, le Space Management sera le garant du bon fonctionnement de votre environnement de travail, facilitant ainsi l’intégration des personnes, des systèmes et des technologies au sein de vos processus.
Selon la société américaine JLL, spécialisée dans le conseil en immobilier d’entreprise, la plupart des décisionnaires immobiliers et facility managers estiment que les espaces qu’ils gèrent sont utilisés à 65 ou 70 %. Or, il s’avère que les bureaux ne sont généralement utilisés que 30 à 40 % du temps.
OCCUPANTS
- Aménagement des bureaux
- Créer une expérience
- Offrir les bons services
- Garantir le bien-être et la productivité
- Identifier la position des personnes dans le bâtiment
- Mettre à jour rapidement l'utilisation de l'espace
- Signaler sa présence dans le bâtiment
BÂTIMENTS
- Espace disponible en temps réel
- Évaluation de l'utilisation du bâtiment
- Mise à jour de l'occupation des espaces
- Prévision et Projection
- Rapports et analyses
- Visualisation de l'espace
• Valeur ajoutée du Space Management
À l’ère du digital, la gestion de l’espace évolue d’un processus de gestion manuelle de l’espace (utilisant du papier et un crayon pour planifier et Excel pour analyser), à une solution automatisée, dynamique, conviviale, durable et simple à utiliser. Les technologies digitales rendent cette transformation possible, pour vous aider dans votre démarche de digitalisation des processus.
La gestion et la planification stratégiques de votre espace vous offrent à vous et à votre organisation, un certain degré de flexibilité et de collaboration.
Vous pourrez accroître à long terme la satisfaction de vos collaborateurs en renforçant la coopération entre les occupants et leur espace de travail. L’automatisation des processus peut vous faire gagner beaucoup de temps et d’argent, notamment du fait de l’interactivité de la solution digitale. En outre, cela améliore grandement la productivité des occupants, qui bénéficient d’un aménagement optimal des lieux.
Ainsi, les outils digitaux de la gestion de l’espace permettent une meilleure compréhension de l’utilisation de l’espace. Ils vous aident pour faire face aux changements fréquents et contribuent à une planification minutieuse des espaces et des installations.
• Que faut-il retenir ?
Une gestion efficace des installations est essentielle pour de nombreuses organisations. En effet, chaque organisation possède des espaces pour supporter ses activités. Les espaces sont différents au sein d’un bâtiment et doivent être utilisés de la meilleure façon possible. Que ce soit un espace assigné ou partagé, votre organisation doit savoir gérer ses espaces pour optimiser son efficacité.
Alors que la nature du travail change et que la technologie permet à de nombreuses personnes de travailler n’importe où et n’importe quand, de nombreuses organisations observent une réduction de l’utilisation des espaces de bureaux traditionnels. La crise sanitaire mondiale ainsi que l’essor du télétravail ont amené de nombreuses organisations à repenser le principe d’un poste de travail par employé. En effet, l’utilisation relativement faible des bureaux et des espaces de travail a ouvert la porte à de nouvelles normes et à de nouvelles méthodes de travail.
• Nos conseils éclairés
Opter pour une solution digitale de Space Management pour avoir une vue globale de vos installations afin d’optimiser et d’ajuster votre espace.
Utiliser une solution digitale pour la gestion de votre espace vous donnera la possibilité de centraliser vos données vers un seul système, plus facile d’accès et vous offrant un moyen efficace de partager des informations.
Les informations contenues dans les systèmes de gestion de l’espace doivent être maintenues à jour si l’on veut que les systèmes soient utiles. Les informations changent avec le temps, et il est essentiel d’établir des procédures de mise à jour des données.
FM Systems SpaceIQ